Remote work - tips för att leda team på distans

Remote work kräver en flexibel och stöttande chef – är det du?

Distansarbete bland företag som arbetar med IT och digital utveckling är vanligt. Medarbetarna tar mycket eget ansvar och är vana att diskutera sprintar över video och ta dialoger över Slack. Men att ha hela utvecklingsteamet remote är en utmaning, speciellt när världen förändras från dag till annan. Definitivt en utmaning för dig som leder ditt team på distans.

Digitaliseringen går fort nu. Företag som tidigare sagt nej till medarbetare som velat jobba hemma har verktyg, strukturer och rutiner på plats på några dagar för att lösa coronakrisen. Och det är bra. Men det är lätt att glömma medarbetarna. Alla som sitter hemma och arbetar som fortfarande behöver stöttning, coachning och motivation för att sköta sitt jobb utan att träffa kollegor och en chef. Det är en utmaning. Och det är din utmaning som chef och ledare.

Nedan bjuder vi dig på flera tips och tankar vad du kan göra för att stötta och motivera ditt team i kristider.

  1. Var tydlig

    Det är nu ditt team behöver veta vad du förväntar dig och ha tydliga mål och arbetsuppgifter. Speciellt om ni hör till de många företag som kommer att korttidspermittera för att företaget ska överleva.

    Hur håller man tempo och motivationen uppe när medarbetare kanske bara arbetar 60 %, men får 90 % av lönen? Den nya situationen kan skapa en osäkerhet kring vad som ska prioriteras och om du som chef uppfattar att de levererar. Indirekt kan deras självförtroende sjunka, vilket innebär att du som chef måste peppa och stötta.

  2. Kommunicera, kommunicera, kommunicera

    Det är lätt att bli missförstådd i en chatt eller i ett mail. Även om du är glasklar på vad du menar är det inte säkert att din medarbetare förstår. Därför är det väldigt viktigt just nu att du fokuserar på hur du kommunicerar – speciellt om ni är olika personligheter i teamet.

    Distansarbete påverkar alla olika och vissa av dina medarbetare kommer att blomstra på hemmaplan medan andra kommer sänka sin produktivitet. För att tackla detta krävs ett tydligt, empatiskt och kommunikativt ledarskap – anpassat för dina medarbetares olikheter. Har ni på företaget tidigare arbetat aktivt med inkludering så gynnar det er nu.

    Se till att ha med dig hela teamet och att ni är överens om hur era kommunikationsvägar ska se ut. Några punkter att ta upp:

    • Hur delar ni information mellan er, hur ni ger och tar feedback.
    • Hur hanterar ni pågående projekt, aktiviteter och framförallt deadlines. Korttidsarbetar ni måste också ambitionsnivån ligga på rätt nivå.
    • Om man tex behöver stänga av chattkanalen – vad gäller? Bra att ha gemensam linje kring när en medarbetare behöver fokusera lite extra och inte bli störd.
    • Hur tas beslut. Och hur ska de kommuniceras. Gör det lätt för alla att jobba så att inga otydligheter finns.
    • Vem äger olika uppgifter och vem har befogenheter.
  3. Lyssna, lyssna och lyssna

    Lyssna på dina medarbetare. Läs mellan raderna och fånga upp deras frågor. Oro är vanligt och medarbetare som jobbar hemma kan ofta dölja sin oro. Det är lätt att gömma sig bakom digitala verktyg om man vill. Så byt Slack eller Teams mot telefon ibland.  Verktygen är oumbärliga i dagsläget när hela teamet jobbar hemma. Men det är också lätt att gömma sig bakom korta textrader, emojis och roliga gif-aimeringar.

    Så ibland kan det vara bra att faktiskt lyfta luren och prata med medarbetarna. Att höra röstläge och ton och se om personen faktiskt mår bra eller inte i dessa tider.

    Byt också telefonavstämning mot video när det går. Avstämningar via telefon är effektivt, speciellt då vissa känner sig obekväma på kamera. Det kan också vara lite olika hur olika generationer hanterar video, så viss respekt för dessa olikheter bör du som chef ha. Men videoavstämningar är bra. Det ökar engagemanget och interaktionen. Även i de fall du ska rekrytera och intervjua potentiella nya medarbetare är det video som gäller.

  4. Ge mer positiv feedback

    Alla behöver vi höra att vi gör ett bra jobb. Speciellt i kristider. Det är ditt jobb att peppa och peppa och peppa. Ös ut beröm. Att uppmärksamma allt positivt som sker och allas prestation är den bästa motivation du som chef kan ge när ni inte kan ses. Företag som peppar och ser sina medarbetare i kriser, och låter de anställda fokusera på problemlösning, är också de som kommer ut på andra sidan starkare och bättre.

  5. Fortsätt med dagliga stand-ups

    För att hålla motivationen uppe och öka teamkänslan är det bra med gemensamma avstämningar. Ni gjorde det säkert på kontoret varje dag – men fortsätt nu även digitalt.

    Några förslag på frågor som hela teamet kan svara på:

    • Vad fick jag gjort igår
    • Vad är mitt fokus idag – konkret
    • Vilka problem kan uppkomma för att jag ska lyckas med dagens uppgifter.
  6. Minska på mötestiden, men försök få tid till one-on-one

    Remote workIbland behövs inte möten. Det är lätt att mötena blir många och att alla ska vara med. Ditt ansvar som chef är att se till att tiden används väl. Speciellt om ni nu ska korttidspemittera. Då är det kritiskt att ni använder arbetstiden till det som verkligen är viktigt.

    Finns möjligheten så försök få tid för personliga avstämningsmöten via video. Alla behöver synas och få lite egentid med dig som chef. I de fall det är genomförbart, gynnar det den enskilde medarbetarens motivation och troligtvis deras mående. Märker du att motivationen börjar avta efter några hemmaveckor så bör du nog prioritera en personlig avstämning. Några punkter som brukar uppskattas:

    • Vad fungerar bra när du jobbar hemma?
    • Vad är dina utmaningar?
    • Vad kan jag göra för att stötta dig i ditt dagliga arbete?
    • Vad behöver du från mig för att hålla motivationen uppe och lyckas med dina arbetsuppgifter?
  7. Uppmuntra samarbete

    Finns det arbetsuppgifter som ett par personer i teamet kan göra tillsammans så uppmuntra det. Är det möjligt att mobprogrammera över video eller Slack eller se över ett framtida ux-projekt? Att samarbeta i par gör att de som kanske känner sig lite ensamma hemma faktiskt ökar sitt engagemang och mår bättre. Det gör också att medarbetarna tar ett större ansvar över sina arbetsuppgifter eftersom de ska svara upp till kollegan också.

  8. Gör det oväntade!

    Om du som chef gör något oväntat, och positivt, kommer det öka engagemanget och motivationen i ditt team. Här handlar det om att tänka utanför boxen och överraska. Många chefer världen över är just nu riktigt kreativa med allt från virtuella lunch-möten där pizza levereras hem till varje medarbetare, unika frågesporter om konkurrenter eller bingo med fokus på hemarbetsplatsen.

    Det finns också chefer som har omröstningar kring den sötaste bilden på husdjuret och mest stökiga kontorsplatsen. Vinnare får en hemleverans av mat eller en digital prenumeration på en boksajt. Andra chefer uppmanar till gemensamma luncher där alla lagar mat ihop – samma recept – och röstar fram den snyggaste uppläggningen. Och de riktigt modiga kör karaoketävlingar med hela teamet. Kanske är det dock lite lättare att genomföra på den virtuella AW:n, som nästan blivit norm idag.

    Har du rätt personalstyrka just nu? Om inte så hjälper vi på Ada Digital gärna till! Hos oss fortgår verksamheten under coronakrisen och vi finns här för de företag som snabbt behöver rekrytera eller hyra in konsulter inom digital utveckling för att hantera det nya marknadsläget med eventuell överbelastning, höga arbetstoppar eller andra utmaningar. Hör av dig så berättar vi mer!

Hanna Flink