Lästid: 6 minuter

Allt du vill veta om agil rekrytering – experterna svarar!

Tittarfrågor till David Lagerblad och Sara Scheef

Hur rekryterar man agilt till jobb som ännu inte finns?Den frågan, och många fler, tog vi emot från er tittare under Unbiased Day 2021 när Sara Scheef och David Lagerblad tog upp agil rekrytering. Ämnet diskuterades flitigt och ni var många som kom med bra frågor på hur man på bästa sätt tillämpar det i praktiken.

Livefrågor från er tittare – Unbiased Day 2021 

Under vårt digitala event hade alla deltagare möjlighet att via chatten ställa frågor kring dagens ämnen och trendspaningar. Här svarar Sara Scheef, VD på Ada Digital, tillsammans med David Lagerblad, Global Head of Talent Acquisition på Daniel Wellington, på livefrågor från er tittare kring agil rekrytering.

Om ni i annonsen har med att processen kan förändras under rekryteringens gång – hur säkerställer ni då att ni förhåller er till den uppsatta kravprofilen?

Sara svarar att syftet med agil rekrytering är just att inte förhålla sig till en fast plan. Den största nyttan får du då när du jobbar med svårtillsatta eller nya roller på arbetsmarknaden. Roller där vi är osäkra på om vi kommer kunna hitta rätt kandidat utifrån den kravprofil vi tänkt oss. När vi gör förändringar i kravprofilen dokumenteras dessa och även annons behöver givetvis uppdateras.

Enligt David är ofta kravprofilen en beskrivning av den utopiska kandidaten, som sällan existerar. Det gör att vi kollar på vilka delar i kravprofilen som är absolut ”need to have” – resten kan komma att variera. Vi ser snarare en kravprofil som ett sätt att attrahera rätt personer till rollen och för att beskriva ansvaret (utmaningen) personen ska ta sig an. Genom processen kan vi sedan få ny input internt som vi inte satt på när processen drog igång. Dessutom har det hänt att vi genom att träffa erfarna kandidater på ett specifikt område blir tvungna att ta ställning till nya perspektiv som vi inte hade koll på.

Riskerar chefer att diskriminera när de ändrar sina ”behov” utifrån vilka som söker?

Agil rekrytering handlar inte om att ändra sina behov utifrån vilka som söker, utan snarare om att hålla sig öppen till de förändringar som sker i omvärlden och på kandidatmarknaden under vägens gång.

Medför det att man behöver ändra sin kompetensprofil behöver detta dokumenteras. Då ska annons, intervjuprotokoll, tester och även referensprotokoll anpassas efter dessa förändringar. På så sätt går det att säkerställa en kompetensbaserad rekryteringsprocess.

Oftast handlar det om att man inte hittar kandidater alls på den kompetensprofil som är uppsatt från början. Då behöver man kanske tänka om kring sina kunskap- och erfarenhetskrav för att överhuvudtaget lyckas gå i mål med rekryteringen.

David tillägger att de på Daniel Wellington inte ändrar behov utifrån kandidaterna, utan istället ändras det till att de har ny input på uppdraget eller riktning i rollen. Grunden måste alltid vara vilka affärsproblem rollen ska lösa.

Hur rimmar agilt med forskning som främjar det strukturella arbetssättet? 

Du kan jobba strukturerat även om du jobbar agilt, enligt Sara. Dels jobbar vi alltid med ett strukturerat intervjuprotokoll, referensprotokoll samt med tester, även om processen är agil. Gör du förändringar i en kompetensprofil behöver du ändra annons, intervjuprotokoll, referensprotokoll och eventuella tester. Det gäller oavsett om man är tolv veckor in en traditionell process eller fyra veckor i en agil process. 

Agilt handlar om mycket mer än förändringar i kravprofilen. Bland annat om att ändra searchstrategi, searchpitch, se över erbjudandet eller andra ändringar i själva arbetssättet. Syftet med agil rekrytering är att ta tillvara på de insikter man som rekryteringsteam får under processens gång och använda dessa för att göra rekryteringen smidigare, effektivare och mer framgångsrik.

David menar på att det strukturerade arbetssättet finns där i grunden. Vi kan behöva anpassa processer utifrån den roll vi ska anställa – vad behöver vi se av kandidaten för att veta att vi anställer rätt person? Processen kommer finnas där i grunden. Varje steg måste ha ett tydligt syfte. Det agila kan man se som ett way of working-lager som hjälper oss att träffa mer rätt. Och glöm inte att det agila också är ett förhållningssätt eller mindset. Var beredd på att saker kan komma att förändras och du behöver vara beredd på att anpassa dig efter verkligheten.

Jag tänker att chefer gärna vill jobba agilt för då kan man hela tiden ”ändra” sig. Vi som främjar kompetensbaserat arbetssätt försöker ju hålla i det man bestämt från början. Vad visar forskningen? 

Sara svarar: På Ada Digital jobbar vi helt kompetensbaserat och tänker inte alls att det är en motsättning till att man kan jobba agilt. Att ändra sig behöver inte vara en nackdel utan snarare än fördel när vi rekryterar nya roller på arbetsmarknaden. Speciellt när det handlar om roller vi vet väldigt lite om, eller när vi ska hitta bristkompetens. Kompetens är så mycket mer än bara kunskap och erfarenhet. Det omfattar även kandidatens personliga egenskaper, begåvning och motivation.  

Bara för att man ändrar kunskapskraven en bit in i processen behöver inte övriga delar av kompetensprofilen nödvändigtvis ändras. Alla ändringar bör dock dokumenteras och därefter behöver också annons, intervjuprotokoll och eventuella tester ändras utifrån de ändringar som gjorts.

Enligt David är det en förutsättning att ha en rigid uppstartsfas – vet den rekryterande chefen och rekryteringsteamet vad vi ska leta efter och anställa? Om det på något sätt är oklart så påbörjar vi inte rekryteringen. En rekryterares uppdrag blir ineffektivt om det inte finns en tydlighet från första början. Men om vi vänder ut och in på frågan: en rekryterande chef måste ha förståelsen att det faktiskt är okej att ändra sig. Alla människor baserar ju sin verklighet på den syn de sitter på idag. Ska vi bli bättre på att hitta rätt måste vi förstå att det är människor som ”beställer” rekryteringar, inte orakel som sitter på en spåkula där de kan se in i framtiden.

Har ni erfarenheter hur agil rekrytering fungerar i myndigheter som behöver arbeta utifrån publicerad kravprofil eller annons? Så fort man avviker från publicerad annons och kriterier behöver man egentligen publicera om annonsen för att vara transparent i att kravställa. 

– Exakt, ändringar behöver dokumenteras och ändras i annonsen, svarar Sara. Det är viktigt att man alltid rekryterar utifrån kompetens och kravprofil, men det är också så att man som arbetsgivare har rätt att ändra dessa. Det görs hela tiden i traditionell rekrytering, även när man jobbar med bristkompetenser. Dock kanske det förekommer senare, när man försökt i ett kvartal och tappat massor av tid.

David tillägger: Ändrar vi något i profilen så skruvar vi också annonsen, och annonsen är ju där för att attrahera rätt personer och kompetens.

Hur ser ni på agil rekrytering inom statliga verk, som ju måste rekrytera enligt förtjänst och skicklighet? Hur kan vi som jobbar statligt ändå anamma ett mer agilt förhållningssätt? 

Ett agilt förhållningssätt handlar om att vara öppen för insikter, att ta till sig vad som händer på kandidatmarknaden, i sin organisation och i omvärlden. Det är inte alls säkert att det behöver betyda att man måste ändra kravprofil eller kompetensprofil. Det kan lika gärna handla om att man till exempel ändrar sitt erbjudande, ändrar sökkanaler, searchpitch eller andra delar av processen som inte har med förtjänst och skicklighet att göra.  

Om de insikter man får medför att man behöver ändra på kompetensprofilen är det viktigt att detta dokumenteras. Alla följande steg i processen behöver därefter anpassas efter detta. Det vill säga ändra annons, intervjuprotokoll, referensprotokoll och tester. På så sätt säkerställer du att du jobbar kompetensbaserat och tar hänsyn till kandidatens förtjänst och skicklighet utifrån den nya kompetensprofilen.

En stor del av det agila ligger också i att man inte ska vara rädd att agera på nya vinklar och information, menar David. Jobba närmare organisationen och talangmarknaden (läs: människor) för att på så sätt kunna testa, analysera och förbättra under arbetets gång.

Finns det en motsats mellan kompetensbaserad rekrytering och agil rekrytering? Att man ändrar kravprofilen för att man gillar en kandidat. 

Kika in frågan ovan, där Sara gav ett liknande svar. Med andra ord ändrar man aldrig kravprofilen för att man gillar en kandidat. Ändrar man i kompetensprofilen är det för att man fått insikter om att den kompetens man först satte upp inte är den man behöver ha för att lyckas i tjänsten.

David svarar att de har en objektiv process för att se att vi anställer rätt kompetens och person. Det handlar om att bryta fördomar och jobba mot den klassiska magkänslan.

Hur säkerställer ni att den input och de insikter ni tar in är mångfaldssäkrade? 

På Ada Digital jobbar vi kompetensbaserat och är noga med att jobba objektivt och datadrivet genom hela processen, svarar Sara. Vi jobbar då med bedömningsmallar för att säkerställa att kandidater utvärderas på samma sätt utifrån den kompetensprofil vi satt. Så oavsett vilka insikter vi tar in ska alla kandidater gå igenom vår kompetensbaserade rekryteringsprocess.  

David använder ett liknande sätt som Sara nämner. Vi jobbar då i allt högre grad med Alva Labs personlighetstester som ett första steg för att ta vidare rätt kandidater (bryta fördomar och inte bara ta vidare baserat på CV). Och då har näst intill alla processer ett ”case assignment” byggt just för att kolla på kompetens för rollen. Samt att vi inom Talent Acquisition och HR är de som ska hjälpa rekryterande chefer att vara objektiva och bygga dynamiska team.

Vid en rekrytering – används databasen med kandidater eller används bara de från själva ansökan? 

I och med att vi på Ada Digital i huvudsak jobbar mer bristkompetenser och nya roller på arbetsmarknaden, så söker vi kandidater på en mängd olika plattformar, förklarar Sara. Vi annonserar då även tjänsten via olika kanaler.

David som arbetar på Daniel Wellington har kontor i över 20 länder, därför är svaret olika, att det beror på helt vilken kompetens eller roll som eftersöks.

Om Unbiased Day 2021

I mars 2021 höll vi tillsammans med TNG ett halvdagsevent där vi bjöd på framtidsspaningar, rekryteringstrender, ledarskap, digitalisering samt Future of Work. Eventet kallade vi Unbiased Day och det visade sig bli en riktig succé. 

Under Unbiased Day 2021 höll David Lagerblad och Sara Scheef en föreläsning om hur agil rekrytering utmanar den traditionella IT-rekryteringen. Ta gärna del av den här.