Chefsguide: Så lyckas du med videointervjuer i coronatider

Chefsguide: Så lyckas du med objektiva videointervjuer i coronatider

Har din rekryteringsprocess blivit digital efter att covid-19 fått grepp om Sverige? Då är du inte ensam. För att minska spridningen av coronaviruset genomförs många anställningsintervjuer nu remote över video. Något som ställer nya krav på den som håller i intervjun. Så vad är viktigt att tänka på före, under och efter en videointervju för att objektivt lyckas identifiera rätt kompetens och samtidigt undvika de vanligaste fällorna? Ada Digital har sammanställt en guide med konkreta tips!

Av uppenbara skäl är en intervju på distans just nu mer säker för båda parter. Men det finns faktiskt ännu fler fördelar med videointervjuer istället för personligt möte.

Först och främst sparar du värdefull tid när du inte behöver möta kandidaten i receptionen, hämta kaffe och dubbelkolla att någon kollega inte stulit rummet du bokat. När ni inte är beroende av ett rum finns också möjlighet att vid behov förlänga intervjun någon minut (även om du självklart bör ge alla sökande ungefär lika mycket utrymme att höras). Dessutom är det lättare att anteckna digitalt jämfört med under ett fysiskt möte. Särskilt om du lägger dokumentet med anteckningar parallellt med videofönstret.

Risker att se upp för

Guide för hur du lyckas med videointervjuer som chefMen videointervjuer för också med sig nya risker som du bör vara vaksam på. Strulande teknik är en välkänd bov i alla digitala möten, som kan göra att samtalet blir styltigt innan ni hittat en naturlig rytm. Vissa kandidater har kanske inte heller rätt teknisk utrustning eller tillgång till webbkamera.

Dessutom försvinner vissa moment som för jobbsökaren kan addera till upplevelsen och intrycket av er som arbetsgivare. Som en rundtur i lokalerna där man hälsar på de potentiella kollegorna samt får en känsla för stämningen och arbetsmiljön.

En annan fälla är att den som håller i intervjun påverkas av fördomar som inte är kopplat till kandidatens kompetens. Exempelvis kan kandidatens omgivning, som en hög smutstvätt bakom ryggen eller en tavla med udda motiv, påverka intrycket av personen. Och ofta sker detta omedvetet.

13 tips för hur du håller i en lyckad videointervju

För att hjälpa och stötta chefer och HR under coronakrisen har vi på Ada Digital sammanställt en checklista med tips på hur du lägger upp en videointervju där du objektivt kan identifiera rätt kompetens. Samtidigt som du skapar rätt atmosfär, stärker ert arbetsgivarvarumärke – och undviker de vanligaste fallgroparna.

Innan intervjun

  • Uttryck förväntningar om teknisk utrustning

    Behöver kandidaten ladda ner någon programvara? Vilken tid beräknar du behövs till mötet? Hur ostörd förväntar du dig att personen ska vara? Genom att innan intervjun skicka över instruktioner om allt praktiskt hjälper du din kandidat att slappna av – och du spar på din egen tid (läs: slipper guida över telefon hur hen får igång kameran).

  • Testa tekniken

    Ska du dela din skärm under intervjun? Visa en PowerPoint-presentation eller företagsvideo? Dubbelkolla då att du vet hur videosystemet fungerar innan mötet, så att du kan visa allt du önskar utan teknikstrul och fördröjning.

  • Hitta alternativ till rundvisningen

    I normala fall hade du antagligen mött upp din kandidat i receptionen och tagit en liten tur i företagets lokaler före eller efter intervjun. Men det finns andra sätt att hjälpa kandidaten att få en positiv bild av företaget! Varför inte visa ett bildspel från föregående konferens eller göra en kort presentation av varje kollega i teamet? Eller förbered några slides för att introducera organisationen.

  • Se till att du inte blir störd

    Om grannen börjar borra i väggen intill är det inte mycket att göra. Men du kan se till att undvika husdjur i rummet och sätta mobilen på ljudlöst. Liksom stänga mail och chatten med kollegorna innan du ringer in till videomötet. För ett enda litet pling eller notis kan göra att du tappar koncentrationen och missar vad din kandidat har att berätta.

  • Förbered frågor om kompetens

    Med ett nytt intervjuformat är det lätt att glömma bort den struktur och ordning du är van vid. Men faktum är att det verkligen är guldläge att göra om och rätt från början. Så är du inte van vid kompetensbaserad rekrytering och intervjumetodik tidigare är det en god idé att komma igång nu.

    Kompetensbaserade intervjufrågor är beteendestyrda och tar reda på hur kandidaten har agerat i en specifik situation och vad resultatet blev. Detta för att belysa de egenskaper som vi faktiskt är ute efter att bedöma i förhållande till tjänstens karaktär och krav. Kom ihåg att ställa exakt samma frågor till alla kandidater, med följdfrågor, tills du känner att du har ett svar du kan bedöma. Bara då kan du på ett objektivt och likvärdigt sätt hitta likheter och skillnader mellan kandidaternas kompetens.

    Under intervjun

  • Prata långsammare

    Fördröjning i tekniken kan störa tajming och risken är större att man råkar avbryta varandra över video. Gång på gång. Detta bör inte ligga kandidaten i fatet, även om hen avbryter dig oftare än tvärtom. Så för att samtalet inte ska bli styltigt är det bra om du tar ett större ansvar och väntar in din kandidat lite extra. Överlag är det bra att ta längre pauser mellan fraserna i en intervju än vad du hade gjort i ett annat samtal.

  • Använd samma upplägg i alla intervjuer

    Om en intervju börjar trevande och du får en känsla av att detta inte är din drömkandidat, är det lätt att börja slarva och försöka korta ner mötet. Men akta dig, för det här är en riktig fördomsfälla!

    En del människor är inte lika bekväma och kan därför behöva mer tid för att slappna av och komma till sin rätt. Särskilt över video. Så ska du intervjua flera sökande så är det viktigt att du ställer samma huvudfrågor (de kompetensbaserade frågorna du förberedde innan mötet) till samtliga. Då riskerar du inte att ditt första intryck och magkänsla – som väldigt många gånger endast är ett resultat av tidigare erfarenheter och förutfattade meningar – får inflytande över dina frågor. Samtidigt som du ger alla kandidater chansen att visa upp sin kompetens utifrån likvärda förutsättningar.

  • Se förbi ditt första intryck och magkänsla

    Det sägs att det endast tar sju sekunder att göra ett första intryck. Det är bara mänskligt, men kan så klart få förödande konsekvenser när ett jobb står på spel. Så vill du inte riskera att tappa drömkandidaten är det viktigt att du är observant på vad som är ditt första intryck för att – just det – kunna lägga det åt sidan. Det kommer inte vara lätt, men lönar sig när du upptäcker en oanad talang längre in i intervjun.

  • Var observant på fördomar

    De flesta fördomar är förklädda till tycke och smak, eller helt omedvetna. Tyvärr är de fortfarande förödande och hindrar dig att upptäcka faktiskt kompetens. Och med en videointervju, där kandidatens sitter i sitt eget hem, är det lätt att låta kandidaten omgivning också påverka intrycket av personen. En tavla bakom ryggen kan föra tankarna till politiska åsikter, en smutstvätt i hörnet blandas ihop med personliga egenskaper och leksaker på golvet förknippas med framtida vab. Eller? Här är det viktigt att du ifrågasätter dina slutsatser och intryck och frågar dig själv – hur bekräftar eller dementerar detta kandidatens kompetens för jobbet, egentligen?

  • Försök skapa en avslappnad och vänlig atmosfär

    Det kan vara lite mer utmanande att få en kandidat att slappna av över video, då du inte kan bjuda på kaffe eller låta kandidaten heja på framtida kollegor i korridoren. Därför behöver du ta till andra knep. Varför inte skämta om att du gärna hade bjudit på kaffe men att det verkar bli lite svårt idag. Eller erkänn att du själv är ovan att intervjua över video och att ni nu får hjälpas åt. Det brukar vara avväpnande för båda parter.

  • Blanda inte ihop äpplen och päron

    Det är lätt att tro att kandidaten som inte fick igång sin webbkamera är kass på teknik och avfärda hen från ett jobb som innehåller många digitala moment. Men det är skillnad på att göra något i samband med press (som att inte hitta USB-kabeln till webbkameran fem minuter före intervjun) och att leverera i ett arbete. Använd därför inte uppkopplingsproblem och annat teknikstrul som arbetsprov.

    Efter intervjun

  • Se över dina anteckningar och spara dem säkert

    Om du är ovan att använda datorn vid anställningsintervjuer är risken stor att skrivbordet på datorn känns som en bra plats för fillagring. Men icke. Med hänsyn till kandidatens integritet och GDPR bör du spara anteckningarna mer digitalt säkert, exempelvis i ert rekryteringssystem.

  • Tacka kandidaten med ett kort mail

    Att videointervjun är genomförd är inte samma sak som att rekryteringsprocessen är klar. Så har du hittat en möjlig toppkandidat för jobbet bör du fortsätta hålla kontakten och visa upp en positiv bild av dig själv som chef, liksom stärka företagets varumärke. Det räcker med ett kort mail dagen efter intervjun där du tackar för personens tid och berättar när du planerar att återkomma nästa gång. Vill du vara ett proffs kan du även skicka med några väl valda länkar till hemsidan (eller era sociala kanaler) och uppmuntra kandidaten att skapa sig en vidare bild av företaget innan ni hörs igen.

Har du rätt personalstyrka just nu?

Om inte så hjälper vi på Ada Digital gärna till! Vi finns här för de företag som snabbt behöver rekrytera eller hyra in konsulter inom digital utveckling för att hantera eventuell överbelastning, höga arbetstoppar eller andra utmaningar till följd av rådande situation kring covid-19.  Kontakta oss så berättar vi mer!

Hanna Flink